Adres do doręczeń elektronicznych – nowy obowiązek dla firm
Proces cyfryzacji administracji publicznej w Polsce nabiera tempa. Jednym z jego kluczowych elementów są e-Doręczenia, czyli elektroniczna forma komunikacji z urzędami i sądami. Nowe przepisy nakładają obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych na wiele podmiotów – w tym spółki, osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), a także przedstawicieli zawodów zaufania publicznego. Sprawdź, od kiedy e-Doręczenia są obowiązkowe, kogo dotyczą i jak przygotować się do ich wdrożenia.
Czym są e-Doręczenia?
E-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik tradycyjnych listów poleconych z potwierdzeniem odbioru. Dzięki skrzynce e-Doręczeń, przedsiębiorcy oraz inne podmioty będą mogli w sposób bezpieczny i skuteczny otrzymywać oraz wysyłać korespondencję urzędową.
Adres do doręczeń elektronicznych jest przypisany do konkretnego podmiotu i wykorzystywany w relacjach z administracją publiczną, sądami czy innymi instytucjami państwowymi.
E-Doręczenia – od kiedy obowiązkowe?
Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń jest wprowadzany etapami i zależy od rodzaju podmiotu:
Spółki zarejestrowane w KRS
- Nowe spółki rejestrowane po 1 stycznia 2025 r. muszą już na etapie rejestracji założyć adres do doręczeń elektronicznych. O tym jak założyć spółkę piszemy więcej tutaj.
- Spółki już istniejące (zarejestrowane przed 2025 r.) mają czas na wdrożenie e-Doręczeń do 1 kwietnia 2025 r.
Przedsiębiorcy na JDG (wpisani do CEIDG)
- Nowi przedsiębiorcy, którzy założą działalność po 1 stycznia 2025 r., muszą posiadać skrzynkę e-Doręczeń od razu.
- Osoby już prowadzące JDG:
- Jeśli złożą wniosek o zmianę wpisu w CEIDG po 30 czerwca 2025 r., będą musieli równocześnie założyć adres do doręczeń elektronicznych.
- Dla pozostałych przedsiębiorców JDG termin wdrożenia mija 1 października 2026 r.
Zawody zaufania publicznego
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek posiadania skrzynki e-Doręczeń objął już m.in.:
- adwokatów
- radców prawnych
- notariuszy
- doradców podatkowych
- doradców restrukturyzacyjnych
- rzeczników patentowych
Czy osoby fizyczne muszą mieć adres do doręczeń elektronicznych?
Nie. Dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej adres do doręczeń elektronicznych jest dobrowolny. Każdy obywatel może jednak założyć swoją prywatną skrzynkę e-Doręczeń, aby ułatwić sobie kontakt z administracją, sądami czy urzędami.
Jak założyć skrzynkę e-Doręczeń?
Adres do doręczeń elektronicznych można założyć poprzez portal gov.pl. Do założenia skrzynki niezbędny będzie m.in. profil zaufany lub podpis kwalifikowany. W przypadku firm rejestrowanych w CEIDG lub KRS, proces zakładania skrzynki może być zintegrowany z procesem rejestracji.
Po utworzeniu adresu, zostaje on automatycznie wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE) – centralnego rejestru, który pozwala urzędom i sądom kierować korespondencję na właściwą skrzynkę e-Doręczeń danego podmiotu. Dzięki temu możliwa jest pełna automatyzacja i cyfryzacja procesu doręczeń.
Dlaczego warto zadbać o e-Doręczenia?
Choć dla niektórych podmiotów e-Doręczenia od kiedy stają się obowiązkowe może wydawać się odległym terminem, warto przygotować się wcześniej. Wdrożenie skrzynki e-Doręczeń w teorii ma przynieść wiele korzyści:
- szybkość i bezpieczeństwo komunikacji z urzędami,
- redukcja papierowej korespondencji,
- łatwiejsze zarządzanie dokumentacją,
- uniknięcie ryzyka uznania doręczenia za skuteczne – nawet jeśli fizycznie nikt nie odbierze listu.
Czy te korzyści rzeczywiście wystąpią – okaże się w praktyce.
Podsumowanie
Adres do doręczeń elektronicznych to już nie przyszłość, a teraźniejszość w polskim systemie prawnym. Warto zadbać o wdrożenie odpowiednich rozwiązań z wyprzedzeniem. Skontaktuj się z kancelarią prawną, by odpowiednio przygotować się do nadchodzących zmian.
Ten artykuł nie stanowi porady prawnej i nie powinien stanowić podstawy decyzji o podjęciu określonych zachowań. Potrzebujesz pomocy prawnika? Skontaktuj się ze mną! Zapewniamy kompleksowe wsparcie oraz doradztwo prawne na każdym etapie prowadzenia biznesu.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Umów się na bezpłatną rozmowę!
Paweł J. Mazur
Adwokat
Jestem polskim adwokatem.
Ponadto posiadam wpis na listę prawników Anglii i Walii (solicitors). Zobacz więcej